Datenschutzerklärung

ICISURVEY — KI-gestützte Plattform für Gästebefragung und Zufriedenheitsmanagement

Gültig ab: 02.06.2025 Zuletzt aktualisiert: 02.06.2025

1. Wer wir sind

ICISURVEY wird von ICI Tech Teknoloji A.Ş. („Unternehmen“, „wir“, „uns“ oder „unser“) entwickelt und betrieben — einem in der Türkei registrierten Technologieunternehmen.

Was ICISURVEY ist: ICISURVEY ist eine B2B-SaaS-Plattform, die Hotels und Unternehmen der Gastgewerbebranche ermöglicht, Gästebefragungen zu erstellen und zu verteilen, Antworten mithilfe von KI zu sammeln und auszuwerten sowie Gästeanliegen in Echtzeit zu bearbeiten. ICISURVEY ist keine Bewertungsplattform und betreibt keinen öffentlichen Bewertungsdienst.

2. Unsere Rolle — Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

ICISURVEY agiert in zwei unterschiedlichen rechtlichen Rollen.

Als Verantwortlicher (data controller): Wir kontrollieren personenbezogene Daten für Hotel-Admin-Nutzerkonten, unsere eigene betriebliche Sicherheit und die direkte Kommunikation mit Kundenorganisationen.

Als Auftragsverarbeiter (data processor): Wir verarbeiten Gästebefragungsdaten im Auftrag unserer Hotelkunden. Das Hotel ist Verantwortlicher (data controller) für die Befragungsdaten seiner Gäste. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich gemäß den Weisungen des Hotels, um den Dienst bereitzustellen.

Pflichten des Hotels als Verantwortlicher: Hotels, die ICISURVEY nutzen, sind dafür verantwortlich, ihre Gäste darüber zu informieren, dass Befragungsantworten erhoben und ausgewertet werden — einschließlich durch KI — und durch eine Drittplattform (ICISURVEY). Hotels müssen eine Rechtsgrundlage für die Erhebung von Gästebefragungsdaten haben. Sie müssen das geltende Datenschutzrecht in Bezug auf Gästedaten einhalten.

3. Welche Daten wir erheben

Hotel-Admin-Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (Einweg-Hash), Name, Berufsbezeichnung, Hotelname und Hotelangaben.

Gästebefragungsdaten (als Auftragsverarbeiter): Gästezufriedenheitswerte und -bewertungen, Freitextkommentare und Beschwerden, Emoji- oder Skalenauswahlen, Zimmernummer oder Buchungsreferenz (sofern vom Hotel bereitgestellt), Zeitstempel der Befragungsabgabe, Antwortsprache, Verteilungskanal (QR, E-Mail, SMS, WhatsApp, Kiosk, Tablet).

KI-Analyseergebnisse (als Auftragsverarbeiter): KI-generierte Zusammenfassungen von Befragungsantworten, Stimmungswerte (sentiment scores), priorisierte Handlungsempfehlungen, Entwürfe für Mitarbeiterantworten.

Verteilungsdaten: E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, die zum Versand von Befragungen an Gäste verwendet werden (vom Hotel bereitgestellt und ausschließlich zur Zustellung der Befragung genutzt).

Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adressen, Sitzungsprotokolle, Zugriffszeitstempel, Gerätetyp, Absturzberichte.

Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz aus Demo-Anfragen, Support-Anfragen und Abrechnungskommunikation.

Gästebefragungsdaten können persönliche Meinungen, Beschwerden über bestimmte Zimmer oder Mitarbeitende sowie sensible Feedback-Inhalte aus dem Gastgewerbe enthalten. Wir behandeln diese Daten sorgfältig und verarbeiten sie ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes für das Hotel.

4. KI-Analyse — Drittanbieter-API

ICISURVEY nutzt einen Drittanbieter für KI-Dienste (third-party AI service provider) über eine API, um Befragungszusammenfassungen, Stimmungsanalysen (sentiment analysis), Handlungsempfehlungen und Entwürfe für Mitarbeiterantworten zu erstellen.

Wenn ein Gast eine Befragung absendet, werden die Antwortinhalte zur Verarbeitung an die API des KI-Anbieters übermittelt. Der KI-Anbieter erzeugt Analyseergebnisse, die an das Hotel-Dashboard zurückgegeben werden. Die Identität des aktuellen KI-Anbieters wird unter https://icisurvey.com/de/privacy/ai-provider offengelegt.

Wir wählen KI-Anbieter, die sich verpflichten: API-Eingaben nicht für das allgemeine Modelltraining zu verwenden; angemessene Datensicherheit anzuwenden; und das geltende Datenschutzrecht einzuhalten. Mit unserem KI-Anbieter besteht eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (data processing agreement).

Hotels sollten ihre Gäste darüber informieren, dass Befragungsantworten im Rahmen des ICISURVEY-Dienstes mit KI-Tools analysiert werden.

5. Befragungs-Verteilungskanäle

ICISURVEY unterstützt den Versand von Befragungen per E-Mail, SMS und WhatsApp. Wenn das Hotel diese Kanäle nutzt, werden vom Hotel bereitgestellte Gästekontaktdaten zur Zustellung der Befragung verwendet. Diese Kontaktdaten werden ausschließlich zum Zweck der Zustellung verarbeitet und nicht über das für die Verteilungsaufgabe erforderliche Maß hinaus gespeichert. Die WhatsApp-Zustellung unterliegt den jeweils geltenden Bedingungen von WhatsApp.

6. Verhinderung negativer Bewertungen — Was das bedeutet

ICISURVEY hilft Hotels, Gästeunzufriedenheit zu erkennen und zu bearbeiten, bevor Gäste eine negative Bewertung auf Plattformen wie TripAdvisor oder Google veröffentlichen. Dies geschieht durch Benachrichtigung des Hotelpersonals bei niedrigen Zufriedenheitswerten während des Aufenthalts, sodass eine Service-Wiederherstellung in Echtzeit möglich ist. ICISURVEY verhindert nicht, dass Gäste Bewertungen auf einer Plattform veröffentlichen, unterdrückt keine Bewertungen und greift nicht in die Richtlinien von Bewertungsplattformen ein.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

8. Was wir nicht tun

Wir verkaufen keine Gästebefragungsdaten oder Hotel-Kontodaten. Wir nutzen Gästebefragungsantworten nicht für Werbe-Profiling. Wir geben Befragungsinhalte nicht an Werbenetzwerke weiter. Wir verwenden keine Werbe-Identifikatoren (advertising identifiers). Wir greifen nicht auf Befragungsinhalte zu, außer zur Bereitstellung des Dienstes für das Hotel. Wir greifen nicht in die Rechte von Gästen ein, Bewertungen auf einer Plattform zu veröffentlichen.

9. Drittanbieter-Dienste

10. Datenweitergabe und Offenlegung

Wir geben Daten nur soweit erforderlich weiter: an unseren KI-Anbieter (Befragungsinhalte zur Analyse); an E-Mail-/SMS-/WhatsApp-Zustellanbieter (Gästekontaktdaten zur Befragungsverteilung); an Cloud-Infrastrukturanbieter (Plattformbetrieb); an Finanz- und Rechtsberater (Compliance); an Gerichte und Aufsichtsbehörden (rechtmäßige Anfragen); an Hotelkunden (die Befragungsdaten ihrer eigenen Gäste über das Hotel-Dashboard); an potenzielle Erwerber unter strenger Vertraulichkeit. Wir geben Gästedaten nicht an Werbenetzwerke weiter.

11. Internationale Datenübermittlungen

ICI Tech Teknoloji A.Ş. hat seinen Sitz in der Türkei. Dienstleister einschließlich des KI-Anbieters können international tätig sein. Alle Übermittlungen unterliegen angemessenen Garantien gemäß KVKK Artikel 9, einschließlich Standardvertragsklauseln (standard contractual clauses).

12. Datenspeicherung

Hotel-Admin-Kontodaten werden für die Dauer des Abonnements plus 3 Jahre nach Beendigung aufbewahrt. Gästebefragungsantworten werden gemäß der Konfiguration des Hotels und den geltenden vertraglichen Bedingungen aufbewahrt. KI-Analyseergebnisse werden entsprechend den Befragungsdaten aufbewahrt. Verteilungs-Kontaktdaten (E-Mail/Telefon) werden nach Zustellung oder innerhalb von 30 Tagen gelöscht — je nachdem, was früher eintritt. Kommunikations- und Demo-Daten werden 3 Jahre aufbewahrt. Technische Protokolle werden 12 Monate aufbewahrt. Finanzunterlagen werden gemäß türkischem Handelsrecht 10 Jahre aufbewahrt.

13. Sicherheit

Alle Daten während der Übertragung werden mit TLS 1.2+ verschlüsselt. Gespeicherte Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt. Rollenbasierte Zugriffskontrollen trennen den Zugang von Hotel-Admins und allgemeinem Personal. Übermittlungen an KI-Anbieter nutzen verschlüsselte Verbindungen. Regelmäßige Sicherheitsbewertungen werden durchgeführt.

14. Ihre Rechte

Hotel-Admin-Nutzer können Datenschutzrechte ausüben, indem sie app@icitech.com.tr kontaktieren. Hotelgäste, deren Befragungsdaten ICISURVEY im Auftrag des Hotels speichert, sollten sich zuerst an das Hotel wenden. Das Hotel ist Verantwortlicher (data controller) für Gästebefragungsdaten. Wir unterstützen Hotels bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen (data subject requests) ihrer Gäste. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen, kostenfrei.

15. Nutzer im EWR, im Vereinigten Königreich und in Deutschland

Wenn Sie oder die Hotelkundenorganisation im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), im Vereinigten Königreich oder in Deutschland ansässig sind, gelten die DSGVO und — soweit anwendbar — das BDSG. Lesen Sie unseren DSGVO-/BDSG-Datenschutzhinweis unter https://icisurvey.com/de/privacy/gdpr für vollständige DSGVO-Angaben einschließlich Auftragsverarbeitungsvereinbarungen nach Art. 28 DSGVO, Kontakte der Aufsichtsbehörden und Rechte bei Datenschutzverletzungen.

16. Änderungen

Wesentliche Änderungen werden mindestens 14 Tage im Voraus mitgeteilt. Aktuelle Fassung unter https://icisurvey.com/de/privacy.

17. Kontakt

E-Mail: app@icitech.com.tr Website: https://icisurvey.com/ Betreff: „Privacy Request — ICISURVEY“

Wir bestätigen Anfragen innerhalb von 5 Werktagen.

18. Anwendbares Recht

Diese Datenschutzerklärung unterliegt dem Recht der Republik Türkei, einschließlich KVKK Nr. 6698. Streitigkeiten unterliegen der Gerichtsbarkeit türkischer Gerichte.