KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

ICISURVEY — Yapay Zeka Destekli Misafir Memnuniyeti Yönetim Platformu Platform Kullanıcıları İçin

Son güncelleme: 02.06.2025

1 - Giriş

ICI Tech Teknoloji A.Ş. ("Şirket") olarak; kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliği en önemli önceliklerimiz arasındadır. Şirketimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") düzenlemelerine ve ikincil mevzuata uyumlu bir şekilde kişisel verilerinizi işlemektedir.

ICISURVEY web platformu ve uygulaması (hepsi birlikte "Platform") aracılığıyla sunulan misafir memnuniyet anketi oluşturma, dağıtım, analiz, bildirim ve raporlama hizmetlerinden (hepsi birlikte "Platform Hizmetleri") yararlanabilmek amacıyla Platform Kullanıcısı olmanız halinde işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

2 - Veri Sorumlusu / Veri İşleyen Rollerine İlişkin Açıklama

ICISURVEY iki farklı konumda kişisel veri işler:

A — Platform Operasyon Verileri (Veri Sorumlusu sıfatıyla): Müşteri şirket (otel) kullanıcılarının hesap yönetimi, platform güvenliği ve iş ilişkisi kapsamında işlenen veriler için Şirketimiz veri sorumlusu sıfatını taşır.

B — Misafir Anket Verileri (Veri İşleyen sıfatıyla): Müşteri otel adına toplanan misafir anket yanıtları, şikayetler, memnuniyet skorları ve ilgili içerikler için Şirketimiz veri işleyen konumundadır. Bu veriler için veri sorumlusu müşteri oteldir.

Müşteri otel sorumluluğu: Platformu kullanan oteller; kendi misafirlerini anket verilerinin toplanması ve işlenmesi konusunda KVKK kapsamında bilgilendirmek, gerekli rızaları almak ve bu verileri işlemeye ilişkin yasal yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumludur. Anket verilerinin yapay zeka hizmet sağlayıcısı aracılığıyla işlendiğini misafirlere bildirme yükümlülüğü de müşteri otele aittir.

3 - Yapay Zeka İşleme Hakkında Açıklama

ICISURVEY, misafir anket yanıtlarını özetlemek, duygu analizi yapmak ve aksiyon önerileri üretmek amacıyla üçüncü taraf bir yapay zeka API sağlayıcısından yararlanmaktadır. Bu işlem kapsamında:

• Anket yanıt içerikleri (misafir şikayetleri, puanlar, açık uçlu yanıtlar) yapay zeka sağlayıcısına iletilmektedir.
• Yapay zeka sağlayıcısı bu içerikleri yalnızca analiz hizmeti üretmek amacıyla işlemektedir.
• Aktif sağlayıcı bilgisi https://icisurvey.com/tr/privacy/ai-provider/ adresinde yayınlanmaktadır.

4 - Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?

Platform Yönetici ve Operasyon Kullanıcıları (Otel Personeli)

Kullanıcı Hesap Bilgileri: E-posta adresiniz, şifreniz (tek yönlü hash), adınız, soyadınız, iş unvanınız ve bağlı olduğunuz otel bilgileri.

Oturum ve Erişim Verileri: Oturum açma kayıtları, IP adresi, uygulama sürümü, erişim saatleri.

İletişim Bilgileri: Demo talebi, destek talebi ve yazışmalardaki e-posta ve içerikler.

Misafir Anket Verileri (Veri İşleyen sıfatıyla)

Anket Yanıtları: Misafirlerin doldurduğu memnuniyet skorları (oda temizliği, ön büro, yeme-içme vb.), açık uçlu şikayet ve yorum metinleri, emoji/derecelendirme seçimleri.

Anket Meta Verileri: Oda numarası veya rezervasyon referansı (otel tarafından sağlanıyorsa), yanıt zaman damgası, anket dili, kanal bilgisi (QR, e-posta, SMS, WhatsApp, kiosk).

AI Analiz Çıktıları: Yapay zekanın ürettiği özet metinler, duygu skorları, öncelikli aksiyon önerileri, personel için taslak yanıtlar.

Misafir anket verileri misafirlerin deneyimlerini, şikayetlerini ve kişisel görüşlerini içerebilir. Bu veriler hassas bağlam taşıyabilir. Şirketimiz bu verileri yalnızca müşteri otele hizmet sunmak amacıyla işler.

5 - Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri ve Amaçları

Hesap Oluşturma ve Yönetim: Sözleşmenin ifası, hesap yönetimi, platform güvenliği. Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası, Hukuki yükümlülük.

Platform Hizmetlerinin Sunulması: Anket oluşturma, dağıtım yönetimi, yanıt toplama, raporlama. Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası.

Misafir Anket Verilerinin İşlenmesi (Veri İşleyen sıfatıyla): Müşteri otel adına misafir yanıtlarının toplanması, AI analizi, bildirim gönderimi. Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası (müşteri otel ile akdedilen sözleşme).

Güvenlik ve Erişim Yönetimi: Yetkisiz erişimin önlenmesi, denetim kaydı. Hukuki Sebep: Meşru menfaat.

Hukuki İşlemler: Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi. Hukuki Sebep: Hukuki yükümlülük.

Pazarlama: Demo talebi ve ticari iletişim. Hukuki Sebep: Meşru menfaat, Açık rıza.

6 - Kişisel Verilerinizi Kimlere Aktarıyoruz?

Yapay Zeka Hizmet Sağlayıcısı: Anket analizi amacıyla misafir yanıt içerikleri üçüncü taraf yapay zeka API sağlayıcısına iletilmektedir. Sağlayıcı bilgisi: https://icisurvey.com/tr/privacy/ai-provider/

Bulut Altyapısı: Platform operasyonları için bilişim altyapısı sağlayıcılarımızla (standart sözleşme güvencesiyle).

E-posta/SMS/WhatsApp Sağlayıcıları: Anketlerin misafirlere iletilmesi amacıyla mesajlaşma servisi sağlayıcılarıyla (yalnızca iletim için gerekli minimum veri).

Müşteri Otel: Misafir anket yanıtları, otelinizin yönetim paneliyle paylaşılmaktadır.

Hukuki İşlemler: Düzenleyici kurumlar, mahkemeler, avukatlarımızla.

Pazarlama: Açık rızanız dahilinde iş ortaklarımızla.

ICISURVEY, misafir anket verilerini reklam platformlarıyla, veri komisyoncularıyla veya herhangi bir üçüncü tarafla ticari amaçla paylaşmaz.

7 - Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amaç ve amaca uygunluğunu öğrenme, yurt içi/yurt dışı aktarımları öğrenme, düzeltme, silme veya yok etme talep etme, otomatik sistemler aracılığıyla aleyhinize karar oluşmasına itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Otel misafirleri için: Anket yanıtlarınıza ilişkin haklarınızı öncelikle anketi gönderen otele iletiniz. Otel bu konuda size yardımcı olamazsa app@icitech.com.tr adresine başvurabilirsiniz.

8 - Hak ve Talepleriniz İçin İletişim

Konu kısmına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu İlgili Kişi Talebi" yazılmasını rica ederiz. Talepleriniz en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz sonuçlandırılacaktır.

Güncellenme Tarihi: 02.06.2025 Veri Sorumlusu: ICI Tech Teknoloji A.Ş. İletişim: app@icitech.com.tr